Как быстро создать транспортные накладные?

Создание транспортных этикеток по одной может отнимать ценные минуты вашей ежедневной работы, особенно когда объём заказов растёт. Знание различных доступных способов создания этикеток, в зависимости от вашего объёма и типа бизнеса, — ключ к быстрой отправке, независимо от того, отправляете вы один посылку или тысячу в день.

Что такое транспортная этикетка?

Транспортная этикетка — это документ, который идентифицирует посылку на протяжении всего её пути, с момента выхода со склада до момента получения клиентом. Она включает такие данные, как отправитель, получатель, вес, размеры, перевозчик и номер отслеживания. Без правильно созданной этикетки ни одна посылка не может двигаться через сеть транспортной компании.

Способы создания транспортных этикеток в зависимости от вашего объёма

Существуют разные способы создания этикеток, в зависимости от того, сколько отправлений вы обрабатываете в день:

Индивидуальная этикетка

Идеально подходит для разовой отправки. Как правило, процесс включает выбор сохранённого адреса (или ввод нового), выбор сохранённой посылки или ввод её размеров, получение расчёта стоимости услуги и создание этикетки.

Массовое создание этикеток через Excel

Некоторые платформы доставки позволяют загрузить файл (обычно в формате Excel или CSV) с данными нескольких заказов одновременно: отправитель, получатель, вес и размеры каждой посылки. Платформа обрабатывает файл и создаёт все этикетки за один шаг.

Этот способ особенно полезен, когда у вас 10, 100 или больше ожидающих отправлений, и вы хотите обработать их за несколько минут, а не часов. Однако наличие этой функции и точный формат файла зависят от используемой платформы: это не универсальная функция, поэтому стоит уточнить это у своего поставщика услуг доставки, прежде чем пробовать.

Через подключённый интернет-магазин

Это самый автоматизированный способ. Он работает, когда ваш интернет-магазин интегрирован с платформой доставки через приложение или коннектор. При наличии такой интеграции заказы из вашего магазина автоматически поступают на платформу доставки, готовые к обработке без ручного ввода данных.

Важно уточнить: интеграция не происходит по умолчанию. Чтобы подключить свой интернет-магазин к платформе доставки, вам обычно нужно установить приложение, плагин или настроить коннектор через панель администрирования вашего магазина. После настройки процесс становится почти полностью автоматическим: вы выбираете заказы, получаете расчёт стоимости пакетно и создаёте все этикетки за один раз.

Наиболее распространённые платформы электронной коммерции, такие как Shopify, WooCommerce, Tiendanube и Mercado Libre, имеют такие интеграции с несколькими поставщиками услуг доставки.

Совет: Если у вас уже есть активный интернет-магазин, первое, что стоит проверить, — доступна ли интеграция вашей платформы электронной коммерции с каким-либо поставщиком услуг доставки. Это первоначальное подключение экономит больше всего времени в долгосрочной перспективе.

Привычки, которые сокращают время на каждую этикетку

Независимо от используемого способа, эти привычки делают процесс быстрее:

• Сохраняйте часто используемые адреса клиентов, поставщиков или филиалов, чтобы не вводить их каждый раз.
• Создавайте предустановленные посылки со стандартными размерами, чтобы просто выбирать их при расчёте стоимости.
• Отметьте ваш адрес отправления как избранный, чтобы он автоматически загружался при создании каждой этикетки.
• Используйте быстрый расчёт стоимости с любого экрана вашей платформы, когда вам нужно только увидеть цены, не создавая пока этикетку.

Сколько времени занимает создание транспортной этикетки?

Время варьируется в зависимости от выбранного способа:

Если ваш магазин подключён к платформе доставки, заказы поступают автоматически, стоимость рассчитывается пакетно, и все этикетки создаются за один шаг. Если у вас нет подключённого магазина, самый быстрый вариант — обычно загрузить файл Excel и создать этикетки массово за несколько минут.

От чего зависит стоимость транспортной этикетки?

Создание самой этикетки обычно не связано с дополнительными расходами; вы платите за стоимость доставки, взимаемую перевозчиком, плюс дополнительные услуги, которые вы выбираете, такие как оплата при получении или страхование. Фиксированной цены не существует, поскольку каждая отправка зависит от нескольких факторов:

• Расстояние: местная доставка дешевле, чем внутренняя по стране, а та в свою очередь дешевле, чем международная.
• Вес и размеры: чем больше вес, тем выше стоимость. Кроме того, многие платформы рассчитывают объёмный вес для очень крупных посылок.
• Выбранные перевозчики: у FedEx, DHL, Estafeta и UPS обычно разные тарифы.
• Тип услуги: экономичная отправка всегда дешевле, чем экспресс- или доставка на следующий день.
• Дополнительные услуги: оплата при получении, страхование, требуемая подпись или подтверждение через WhatsApp увеличивают стоимость.

Чтобы узнать точную стоимость отправки, самый практичный способ — получить расчёт непосредственно на используемой платформе или проверить общую стоимость перед подтверждением файла для массовой отправки. Это упрощает поиск вариантов дешёвых транспортных этикеток, которые лучше всего подходят вашему бюджету.

Как отслеживать ваши этикетки после создания

После создания этикетки можно отслеживать отправку из истории заказов, выполняя поиск по номеру отслеживания, имени получателя или текущему статусу. Большинство платформ также предлагают панель быстрого отслеживания, где достаточно ввести номер этикетки, чтобы мгновенно увидеть статус.

Если вы хотите, чтобы ваш клиент мог отслеживать заказ без необходимости создавать учётную запись, многие платформы позволяют поделиться публичной ссылкой для отслеживания через WhatsApp или электронную почту прямо с этикетки.

Среди статусов, которые обычно можно увидеть при отслеживании отправки: создано, забрано, в пути, в процессе доставки, доставлено, отменено или с проблемой, а также полная история каждого перемещения с датой, временем и местоположением.

Заключение

Быстрое создание транспортных этикеток больше не зависит от количества ваших заказов, а зависит от выбора правильного способа: индивидуального для разовых отправок, массового для больших объёмов или автоматического, если ваш магазин уже подключён. С правильными инструментами можно добиться быстрой доставки с понятными расходами и полным отслеживанием из одного места.

На Envia.com вы можете использовать все три способа с одной учётной записи: создать индивидуальную этикетку менее чем за 2 минуты, импортировать файл Excel с сотнями заказов и создать их пакетно, или подключить ваш магазин на Shopify, WooCommerce или Mercado Libre, чтобы заказы автоматически поступали, готовые к отправке. Вам не нужно ждать большого объёма, чтобы начать. Зарегистрируйтесь бесплатно и создайте свою первую этикетку уже сегодня.