O que é uma plataforma de envios e por que preciso dela no meu negócio?

Se é responsável pelos envios do seu negócio, provavelmente já se deparou com o termo plataforma de envios, mas nem sempre fica claro o que é exatamente ou porque é que cada vez mais negócios a utilizam. Em poucas palavras, uma plataforma de envios é uma ferramenta tecnológica que liga o seu negócio a várias transportadoras, para que possa pedir cotações, gerar etiquetas e fazer o acompanhamento dos seus envios a partir de um só lugar, em vez de gerir cada transportadora separadamente.

Antes de existirem as plataformas de envios, os negócios que procuravam a melhor opção para cada encomenda tinham de pedir cotação diretamente a cada transportadora e comparar preços, prazos de entrega e cobertura separadamente. Se, além disso, trabalhassem com várias transportadoras, o acompanhamento dos envios tornava-se mais complicado, uma vez que era preciso consultar o estado de cada encomenda no portal de cada empresa. Este processo consumia tempo e dificultava a gestão de uma operação com múltiplos envios, especialmente para negócios que vendem online ou distribuem produtos para diferentes cidades ou países.

Uma plataforma de envios resolve precisamente esse problema: centraliza, otimiza e automatiza os envios dos negócios, simplificando tarefas que antes levavam horas.

Como funciona uma plataforma de envios?

Utilizar uma plataforma de envios é bastante simples: regista-se (em algumas plataformas gratuitamente e noutras através de uma subscrição), carrega saldo na sua conta e, a partir daí, pode pedir cotações para os seus envios junto de várias transportadoras ao mesmo tempo, gerar as etiquetas de que precisa e fazer o acompanhamento de todos os seus envios em tempo real. Algumas plataformas permitem até enviar notificações automáticas aos seus clientes para os manter informados sobre o estado das suas encomendas. Só precisa de introduzir a informação do seu envio uma vez para pedir cotações junto de diferentes transportadoras. Além disso, muitas plataformas permitem-lhe guardar moradas, encomendas frequentes e outras configurações para agilizar a criação e a cotação de futuros envios.

Se tem uma loja online em plataformas como Shopify, WooCommerce, Tiendanube, entre outras, muitas plataformas de envios permitem-lhe integrá-la facilmente, para que as etiquetas das suas encomendas sejam geradas automaticamente, poupando tempo e reduzindo erros na introdução de informação.

Porque preciso de uma plataforma de envios no meu negócio?

Pode estar a perguntar-se se realmente precisa de uma plataforma de envios. Se a ferramenta tiver um custo mensal, a decisão pode depender do volume de envios que gere. No entanto, se se tratar de uma plataforma gratuita, vale a pena utilizá-la desde o seu primeiro envio: não tem nada a perder e vai ajudá-lo a comparar opções, poupar tempo e gerir os seus envios de forma muito mais simples.

Estes são alguns sinais de que uma plataforma de envios pode ajudá-lo:

• Perde tempo a comparar tarifas manualmente sempre que precisa de enviar uma encomenda.
• Trabalha com mais do que uma transportadora e custa-lhe manter o controlo de etiquetas e acompanhamentos em sistemas diferentes.
• Os seus clientes perguntam frequentemente onde está a sua encomenda, porque não têm uma forma simples de a rastrear.
• Comete erros frequentes nas moradas ou nos dados de envio ao introduzi-los manualmente.

Se alguma destas situações lhe parece familiar, uma plataforma de envios pode ajudá-lo a poupar tempo, reduzir erros e oferecer uma melhor experiência aos seus clientes, com opções de envio competitivas, entregas mais eficientes e visibilidade da encomenda a qualquer momento.

Funcionalidades mais comuns de uma plataforma de envios

Embora cada plataforma seja diferente, a maioria partilha certas funções básicas:

• Cotações instantâneas. Vê tarifas de várias transportadoras em segundos a partir de um só lugar, sem ter de pedir cotação no site de cada uma separadamente.
• Várias transportadoras num só lugar. Poder escolher entre diferentes transportadoras consoante o destino, em vez de depender apenas de uma.
• Tarifas baixas. Acesso a tarifas preferenciais que normalmente são difíceis de conseguir para um negócio pequeno ou médio por conta própria.
• Acompanhamento em tempo real. Saber em que ponto está cada encomenda, tanto para o negócio como para o cliente final.
• Todos os seus envios num só lugar. Faça a gestão e o acompanhamento de todos os seus envios a partir de um mesmo painel, com acesso ao histórico de etiquetas e a possibilidade de enviar notificações automáticas aos seus clientes sobre o estado das suas encomendas.

O que verificar antes de escolher uma plataforma de envios

Nem todas as plataformas de envios funcionam da mesma forma, por isso, antes de se decidir por uma, vale a pena verificar alguns pontos:

• Cobertura e número de transportadoras disponíveis. Nem todas as plataformas oferecem a mesma rede de transportadoras. Algumas integram apenas algumas opções, enquanto outras contam com dezenas ou mesmo mais de 100 transportadoras. Quantas mais alternativas tiver, mais fácil será encontrar a melhor combinação de preço, cobertura e prazo de entrega para cada envio.
• Facilidade de utilização. Uma plataforma complicada acaba por gerar mais trabalho do que o que poupa; se a sua equipa precisar de formação extensa apenas para gerar uma etiqueta, provavelmente não é a ferramenta certa.
• Integrações com a sua loja ou canais de venda. Se vende a partir de uma loja online ou de um marketplace, procure uma plataforma que ofereça uma ampla variedade de integrações. Assim, se no futuro começar a vender por vários canais, poderá ligar todas as suas encomendas e geri-las a partir de um só lugar.
• Automatização de tarefas repetitivas. Regras para atribuir automaticamente a transportadora mais económica ou mais rápida consoante o destino, sem ter de escolher manualmente em cada envio.
• Apoio ao cliente. Escolha uma plataforma que ofereça apoio local no seu idioma e, se possível, no seu país. Também é recomendável que consiga contactar facilmente um consultor ou gestor quando precisar de resolver dúvidas ou incidências, especialmente em envios importantes.

O mais importante: verifique se a plataforma lhe cobra uma mensalidade fixa, independentemente de quanto envie. Algumas ferramentas do mercado cobram, de facto, uma quota mensal além do custo de cada envio, o que pode não fazer sentido se o seu volume de envios variar de mês para mês. O ideal é procurar uma plataforma onde pague apenas pelo que realmente envia, sem quotas fixas envolvidas.

Uma plataforma de envios pode simplificar a logística de um negócio, especialmente à medida que o volume de encomendas aumenta. Para escolher a opção certa, é importante encontrar um equilíbrio entre custos e funcionalidades: uma plataforma económica, com um modelo de cobrança flexível, mas que também ofereça ferramentas para automatizar processos, reduzir tarefas manuais e gerir os seus envios de forma mais eficiente.

Se, depois de ler isto, sentir que uma plataforma de envios faria bem ao seu negócio, na Envia.com pode registar-se gratuitamente ainda hoje, sem mensalidades nem compromissos: paga apenas pelo que envia. Pode registar-se gratuitamente para explorar a plataforma ou pedir aconselhamento personalizado se precisar de ajuda para começar.