Comment créer des étiquettes d'expédition rapidement ?

Générer des étiquettes d'expédition une par une peut consommer de précieuses minutes de votre activité quotidienne, surtout lorsque le volume de commandes augmente. Connaître les différentes méthodes disponibles pour créer vos étiquettes, selon votre volume et votre type d'entreprise, est essentiel pour obtenir des expéditions rapides, que vous expédiiez un colis ou mille par jour.

Qu'est-ce qu'une étiquette d'expédition ?

Une étiquette d'expédition est le document qui identifie un colis pendant tout son trajet, depuis sa sortie de l'entrepôt jusqu'à son arrivée chez le client. Elle comprend des informations telles que l'expéditeur, le destinataire, le poids, les dimensions, le transporteur et le numéro de suivi. Sans une étiquette générée correctement, aucun colis ne peut circuler au sein d'un réseau de messagerie.

Méthodes pour générer des étiquettes d'expédition selon votre volume

Il existe différentes façons de générer des étiquettes, selon le nombre d'expéditions que vous traitez par jour :

Étiquette individuelle

Idéale pour une expédition ponctuelle. En général, le processus consiste à sélectionner une adresse enregistrée (ou à en saisir une nouvelle), à choisir un colis enregistré ou à saisir les dimensions, à obtenir un devis pour le service et à générer l'étiquette.

Étiquettes en masse avec Excel

Certaines plateformes d'expédition permettent de charger un fichier (généralement au format Excel ou CSV) contenant les données de plusieurs commandes en même temps : expéditeur, destinataire, poids et dimensions de chaque colis. La plateforme traite le fichier et génère toutes les étiquettes en une seule étape.

Cette méthode est particulièrement utile lorsque vous avez 10, 100 ou plus d'expéditions en attente et que vous souhaitez les traiter en quelques minutes plutôt qu'en quelques heures. Cependant, la disponibilité de cette fonctionnalité et le format exact du fichier dépendent de la plateforme que vous utilisez : ce n'est pas une fonctionnalité universelle, il est donc utile de vérifier auprès de votre prestataire d'expédition avant d'essayer.

Depuis votre boutique en ligne connectée

C'est la méthode la plus automatisée. Elle fonctionne lorsque votre boutique en ligne est intégrée à une plateforme d'expédition via une application ou un connecteur. Lorsque cette intégration existe, les commandes de votre boutique arrivent automatiquement sur la plateforme d'expédition, prêtes à être traitées sans saisie manuelle.

Il est important de préciser que l'intégration ne se fait pas par défaut. Pour connecter votre boutique en ligne à une plateforme d'expédition, vous devez généralement installer une application, un plugin ou configurer un connecteur depuis le panneau d'administration de votre boutique. Une fois configuré, le processus devient presque automatique : vous sélectionnez les commandes, obtenez un devis en lot et générez toutes les étiquettes en une seule fois.

Les plateformes de commerce en ligne les plus courantes, comme Shopify, WooCommerce, Tiendanube et Mercado Libre, disposent de ce type d'intégrations avec plusieurs prestataires d'expédition.

Astuce : Si vous avez déjà une boutique en ligne active, la première chose à vérifier est de savoir si votre plateforme e-commerce dispose d'une intégration disponible avec un prestataire d'expédition. Cette connexion initiale est celle qui vous fait gagner le plus de temps à long terme.

Habitudes qui réduisent le temps consacré à chaque étiquette

Quelle que soit la méthode que vous utilisez, ces habitudes rendent le processus plus rapide :

• Enregistrez les adresses fréquentes de vos clients, fournisseurs ou succursales afin de ne pas avoir à les saisir chaque fois.
• Créez des colis prédéfinis avec vos tailles standard, afin de n'avoir qu'à les sélectionner lors de la demande de devis.
• Marquez votre adresse d'expédition comme favorite afin qu'elle se charge automatiquement à chaque création d'étiquette.
• Utilisez le devis rapide depuis n'importe quel écran de votre plateforme lorsque vous avez seulement besoin de voir les prix sans encore générer l'étiquette.

Combien de temps faut-il pour générer une étiquette d'expédition ?

Le temps varie selon la méthode choisie :

Si votre boutique est connectée à votre plateforme d'expédition, les commandes arrivent automatiquement, sont chiffrées en lot et toutes les étiquettes sont générées en une seule étape. Si vous n'avez pas de boutique connectée, l'option la plus rapide consiste généralement à charger un fichier Excel et à générer des étiquettes en masse en quelques minutes.

De quoi dépend le coût d'une étiquette d'expédition ?

Générer l'étiquette elle-même n'entraîne généralement aucun coût supplémentaire ; ce que vous payez, c'est le coût de l'expédition facturé par le transporteur, plus les services supplémentaires que vous choisissez, comme le paiement à la livraison ou l'assurance. Il n'existe pas de prix fixe, car chaque expédition dépend de plusieurs facteurs :

• Distance : une expédition locale est moins chère qu'une expédition nationale, qui elle-même est moins chère qu'une expédition internationale.
• Poids et dimensions : plus le poids est élevé, plus le coût est important. De plus, de nombreuses plateformes calculent le poids volumétrique pour les colis très volumineux.
• Transporteurs choisis : FedEx, DHL, Estafeta et UPS ont généralement des tarifs différents les uns des autres.
• Type de service : une expédition économique sera toujours moins chère qu'une expédition express ou en 24 heures.
• Services supplémentaires : paiement à la livraison, assurance, signature requise ou confirmation par WhatsApp ajoutent un coût supplémentaire.

Pour connaître le coût exact d'une expédition, la méthode la plus pratique consiste à obtenir un devis directement sur la plateforme que vous utilisez ou à vérifier le coût total avant de confirmer un fichier d'expéditions en masse. Cela permet d'identifier plus facilement les options d'étiquettes d'expédition économiques qui correspondent le mieux à votre budget.

Comment suivre vos étiquettes une fois générées

Une fois qu'une étiquette est générée, il est possible de suivre l'expédition depuis l'historique des commandes, en la recherchant par numéro de suivi, nom du destinataire ou statut actuel. La plupart des plateformes proposent également un panneau de suivi rapide où il suffit de saisir le numéro d'étiquette pour voir le statut instantanément.

Si vous souhaitez que votre client suive sa commande sans avoir à créer de compte, de nombreuses plateformes permettent de partager un lien de suivi public par WhatsApp ou par e-mail directement depuis l'étiquette.

Parmi les statuts que l'on peut généralement voir lors du suivi d'une expédition figurent : créée, collectée, en transit, en cours de livraison, livrée, annulée ou avec un incident, en plus de l'historique complet de chaque mouvement avec date, heure et lieu.

Conclusion

Créer des étiquettes d'expédition rapidement ne dépend plus du nombre de commandes que vous avez, mais du choix de la bonne méthode : individuelle pour les expéditions ponctuelles, en masse pour les gros volumes ou automatique si votre boutique est déjà connectée. Avec les bons outils, il est possible d'obtenir des expéditions rapides, avec des coûts clairs et un suivi complet depuis un seul endroit.

Sur Envia.com, vous pouvez utiliser les trois méthodes depuis un seul compte : générez une étiquette individuelle en moins de 2 minutes, importez un fichier Excel contenant des centaines de commandes et créez-les en lot, ou connectez votre boutique Shopify, WooCommerce ou Mercado Libre afin que vos commandes arrivent automatiquement prêtes à être expédiées. Vous n'avez pas besoin d'attendre d'avoir un gros volume pour commencer. Inscrivez-vous gratuitement et générez votre première étiquette dès aujourd'hui.