Qual é a diferença entre um sistema WMS e um ERP?

Quando um negócio começa a crescer, mais tarde ou mais cedo surge a questão sobre qual sistema implementar para gerir melhor a operação. Dois dos mais mencionados são o ERP e o WMS. O problema é que, embora ambos sejam utilizados no mesmo contexto empresarial, têm propósitos muito distintos, e é comum confundi-los ou não saber qual convém mais.

Este artigo explica-lhe o que é cada um, em que se diferenciam e como decidir qual o seu negócio precisa, ou se, porventura, precisa de ambos.

O que é um sistema ERP?

Um ERP (Enterprise Resource Planning, ou sistema de planeamento de recursos empresariais) é um software que centraliza a informação e os processos de todos os departamentos de uma empresa numa única base de dados partilhada.

O seu objetivo principal é permitir que todas as áreas do negócio comuniquem entre si sem necessidade de sistemas separados nem registos duplicados. Um ERP funciona como o sistema central que liga finanças, vendas, recursos humanos, produção e logística numa única plataforma.

As funções mais comuns de um ERP incluem:

• Gestão financeira: contabilidade, faturação, fluxo de caixa e relatórios fiscais.
• Gestão comercial e de vendas: encomendas, orçamentos e relações com clientes.
• Gestão de recursos humanos: processamento salarial, assiduidade e desempenho do pessoal.
• Gestão de armazéns e cadeia de abastecimento: controlo geral de inventário e fornecedores.
• Gestão de projetos: planeamento, atribuição de recursos e acompanhamento.
• Gestão da qualidade: normas de produto e ciclo de vida.

A palavra-chave aqui é generalista: o ERP abrange muitas áreas, mas de forma ampla. Geralmente não está concebido para aprofundar as operações específicas e complexas de um armazém.

O que é um sistema WMS?

Um WMS (Warehouse Management System, ou sistema de gestão de armazéns) é um software especializado exclusivamente nas operações de um armazém ou centro logístico: desde a chegada da mercadoria até à saída do pacote em direção ao cliente.

Ao contrário do ERP, o WMS não gere finanças nem recursos humanos. O seu valor reside na profundidade de especialização na cadeia de abastecimento, algo que quase nenhum ERP consegue igualar a esse nível de detalhe.

Segundo a AMVO, um WMS é o software que planeia, executa e dá rastreabilidade a cada movimento dentro de um armazém, e é precisamente essa visibilidade que marca a diferença entre uma operação que absorve a procura e uma que colapsa perante ela.

As principais funções de um WMS incluem:

• Receção e armazenamento estratégico: localização ótima de cada produto no armazém.
• Gestão de inventário em tempo real: níveis atualizados instantaneamente, sem discrepâncias.
• Processamento de encomendas: picking e packing coordenados e verificados.
• Acompanhamento de envios em tempo real: estado de cada encomenda desde a expedição até à entrega.
• Monitorização da produtividade do pessoal: métricas por operador, turno e processo.
• Relatórios detalhados: dados acionáveis sobre o desempenho do armazém.

Qual é a diferença entre um WMS e um ERP?

A diferença mais importante não é de dimensão, mas sim de enfoque:

Dica: Um ERP e um WMS não são necessariamente substitutos um do outro, ainda que possam ter algumas funções que se sobrepõem. Em geral, cada um está focado numa camada de gestão distinta: o ERP oferece uma visão global do negócio, enquanto o WMS se especializa na operação e gestão detalhada do armazém. Quando integrados, podem complementar as suas capacidades e oferecer uma gestão mais completa da operação.

Como se relacionam o ERP, o WMS e o ecommerce?

Numa operação de ecommerce, estes sistemas podem trabalhar de forma complementar. A loja online ou marketplace recebe a encomenda, o WMS encarrega-se de executar as tarefas necessárias dentro do armazém, e o ERP centraliza a informação relacionada com a operação e o negócio.

Um fluxo típico pode ser assim:

Loja online ou marketplace → Encomenda → WMS → Picking → Packing → Envio → Atualização da encomenda

O ecommerce ou marketplace gera a encomenda, e a informação chega ao WMS, onde é gerida a preparação do produto: localização do inventário, picking, packing e expedição. Uma vez enviada, a informação pode ser atualizada novamente na loja para que o cliente conheça o estado da sua encomenda.

O ERP pode participar ao longo deste fluxo, centralizando informação como vendas, compras, inventário, faturação e finanças. Consoante a solução, algumas destas funções podem coincidir com as de um WMS, mas o enfoque é diferente: o ERP gere a visão geral do negócio, enquanto o WMS se especializa na execução e controlo das operações dentro do armazém.

Esta diferença é importante porque um sistema que simplesmente regista ou consulta inventário não funciona necessariamente como um WMS. Um WMS está concebido para gerir os processos que ocorrem fisicamente dentro do armazém e otimizar a forma como os produtos são recebidos, armazenados, preparados e expedidos.

Vantagens de cada sistema

Vantagens do ERP

• Visão completa do negócio a partir de uma única plataforma, sem alternar entre sistemas.
• Comunicação entre departamentos sem duplicar informação nem introduzir erros de registo.
• Análise integral que permite tomar decisões com o contexto de toda a operação, e não apenas de uma área.
• Eliminação de duplicações em registos e processos que consomem tempo e geram inconsistências.

Vantagens do WMS

• Maior volume de encomendas sem aumentar os erros, graças à automatização dos processos de armazém.
• Precisão de inventário próxima dos 99%, face aos 80-90% que costumam registar-se em operações manuais, segundo dados da AMVO.
• Redução de erros de picking, uma das causas mais comuns de devolução no ecommerce.
• Acompanhamento em tempo real de inventário, encomendas e produtividade do pessoal.
• Rastreabilidade total de cada movimento dentro do armazém, o que facilita a auditoria e a melhoria contínua.

Qual é melhor para a sua empresa?

A resposta depende das necessidades e do nível de complexidade da sua operação. Mais do que estabelecer um número específico de encomendas, é importante considerar fatores como a quantidade de SKUs, o número de armazéns e localizações, os canais de venda, o volume de encomendas e a complexidade dos processos de picking e packing.

Um ERP convém quando:

• Precisa de centralizar informação de diferentes áreas, como finanças, vendas, compras e recursos humanos.
• A sua operação de armazém ainda tem uma complexidade baixa ou média.
• Procura ter uma visão geral do negócio e ligar diferentes processos num mesmo sistema.

Um WMS convém quando:

• A gestão do armazém exige maior controlo e precisão.
• Gere um catálogo amplo de SKUs ou múltiplas localizações de armazenamento.
• Vende através de diferentes canais e precisa de centralizar a preparação de encomendas.
• Os seus processos de picking e packing são cada vez mais complexos ou geram erros frequentes.
• Precisa de conhecer em tempo real o estado do seu inventário, encomendas e operações.

Os dois em conjunto quando:

• Precisa de combinar a gestão geral do negócio com um maior nível de controlo sobre a operação do armazém.
• A sua empresa conta com múltiplos canais, armazéns ou processos que exigem uma coordenação mais detalhada.

Conclusão

Para as marcas que possuem o seu próprio armazém, o WMS Envia.com permite gerir e organizar as operações de armazenamento e preparação de encomendas a partir de uma mesma plataforma. Pode ligar o seu ecommerce, administrar o inventário e acompanhar as suas encomendas, além de contar com ferramentas como gestão de utilizadores e operações de armazém para ter maior controlo sobre cada encomenda.

Se não possui um armazém próprio ou prefere delegar esta parte da sua operação, o Fulfillment Envia.com permite subcontratar processos como armazenamento, preparação e envio de encomendas, para que possa manter a sua operação logística centralizada enquanto se foca no crescimento do seu negócio.