Qual è la differenza tra un sistema WMS e un ERP?

Quando un'attività inizia a crescere, prima o poi arriva la domanda su quale sistema implementare per gestire meglio l'operatività. Due dei sistemi più menzionati sono l'ERP e il WMS. Il problema è che, sebbene entrambi vengano utilizzati nello stesso contesto aziendale, hanno finalità molto diverse, ed è comune confonderli o non sapere quale sia più adatto.

Questo articolo ti spiega cos'è ciascuno di essi, in cosa si differenziano e come decidere di quale ha bisogno la tua attività, o se forse ne servono entrambi.

Cos'è un sistema ERP?

Un ERP (Enterprise Resource Planning, ovvero sistema di pianificazione delle risorse aziendali) è un software che centralizza le informazioni e i processi di tutti i reparti di un'azienda in un unico database condiviso.

Il suo obiettivo principale è consentire a tutte le aree dell'attività di comunicare tra loro senza bisogno di sistemi separati né di registrazioni duplicate. Un ERP funziona come il sistema centrale che collega finanza, vendite, risorse umane, produzione e logistica in un'unica piattaforma.

Le funzioni più comuni di un ERP includono:

• Gestione finanziaria: contabilità, fatturazione, flusso di cassa e report fiscali.
• Gestione commerciale e delle vendite: ordini, preventivi e relazioni con i clienti.
• Gestione delle risorse umane: buste paga, presenze e performance del personale.
• Gestione dei magazzini e della supply chain: controllo generale dell'inventario e dei fornitori.
• Gestione dei progetti: pianificazione, assegnazione delle risorse e monitoraggio.
• Gestione della qualità: standard di prodotto e ciclo di vita.

La parola chiave qui è generalista: l'ERP copre molte aree, ma in modo ampio. Generalmente non è progettato per approfondire le operazioni specifiche e complesse di un magazzino.

Cos'è un sistema WMS?

Un WMS (Warehouse Management System, ovvero sistema di gestione del magazzino) è un software specializzato esclusivamente nelle operazioni di un magazzino o centro logistico: dall'arrivo della merce fino all'uscita del pacco verso il cliente.

A differenza dell'ERP, il WMS non gestisce la finanza né le risorse umane. Il suo valore risiede nella profondità di specializzazione nella supply chain, un livello di dettaglio che quasi nessun ERP riesce a eguagliare.

Secondo AMVO, un WMS è il software che pianifica, esegue e garantisce la tracciabilità di ogni movimento all'interno di un magazzino, ed è proprio questa visibilità a fare la differenza tra un'operazione che assorbe la domanda e una che ne viene sopraffatta.

Le funzioni principali di un WMS includono:

• Ricezione e stoccaggio strategico: posizionamento ottimale di ogni prodotto nel magazzino.
• Gestione dell'inventario in tempo reale: livelli aggiornati istantaneamente, senza discrepanze.
• Elaborazione degli ordini: picking e packing coordinati e verificati.
• Tracciamento delle spedizioni in tempo reale: stato di ogni ordine dalla spedizione alla consegna.
• Monitoraggio della produttività del personale: metriche per operatore, turno e processo.
• Report dettagliati: dati utilizzabili sulle prestazioni del magazzino.

Qual è la differenza tra un WMS e un ERP?

La differenza più importante non è di dimensione, ma di focus:

Suggerimento: Un ERP e un WMS non sono necessariamente sostituti l'uno dell'altro, anche se possono avere alcune funzioni che si sovrappongono. In generale, ciascuno è focalizzato su un livello di gestione diverso: l'ERP offre una visione globale dell'azienda, mentre il WMS si specializza nell'operatività e nella gestione dettagliata del magazzino. Quando vengono integrati, possono completare le rispettive capacità e offrire una gestione più completa dell'operatività.

Come si relazionano ERP, WMS ed ecommerce?

In un'attività di ecommerce, questi sistemi possono lavorare in modo complementare. Il negozio online o il marketplace riceve l'ordine, il WMS si occupa di eseguire le attività necessarie all'interno del magazzino, e l'ERP centralizza le informazioni relative all'operatività e all'azienda.

Un flusso tipico può essere il seguente:

Negozio online o marketplace → Ordine → WMS → Picking → Packing → Spedizione → Aggiornamento dell'ordine

L'ecommerce o il marketplace genera l'ordine e le informazioni corrispondenti arrivano al WMS, dove viene gestita la preparazione del prodotto: posizionamento dell'inventario, picking, packing e spedizione. Una volta spedito, le informazioni possono essere nuovamente aggiornate nel negozio, così il cliente conosce lo stato del proprio ordine.

L'ERP può intervenire lungo tutto questo flusso, centralizzando informazioni come vendite, acquisti, inventario, fatturazione e finanza. A seconda della soluzione, alcune di queste funzioni possono coincidere con quelle di un WMS, ma l'approccio è diverso: l'ERP gestisce la visione generale dell'azienda, mentre il WMS si specializza nell'esecuzione e nel controllo delle operazioni all'interno del magazzino.

Questa differenza è importante perché un sistema che si limita a registrare o consultare l'inventario non funziona necessariamente come un WMS. Un WMS è progettato per gestire i processi che avvengono fisicamente all'interno del magazzino e ottimizzare il modo in cui i prodotti vengono ricevuti, immagazzinati, preparati e spediti.

Vantaggi di ciascun sistema

Vantaggi dell'ERP

• Visione completa dell'azienda da un'unica piattaforma, senza dover passare da un sistema all'altro.
• Comunicazione tra reparti senza duplicare le informazioni né introdurre errori di inserimento.
• Analisi integrale che consente di prendere decisioni con il contesto dell'intera operatività, non solo di un'area.
• Eliminazione delle duplicazioni in registrazioni e processi che fanno perdere tempo e generano incoerenze.

Vantaggi del WMS

• Maggiore volume di ordini senza aumentare gli errori, grazie all'automazione dei processi di magazzino.
• Precisione dell'inventario vicina al 99%, rispetto all'80-90% tipicamente registrato nelle operazioni manuali, secondo i dati di AMVO.
• Riduzione degli errori di picking, una delle cause più comuni di reso nell'ecommerce.
• Monitoraggio in tempo reale di inventario, ordini e produttività del personale.
• Tracciabilità totale di ogni movimento all'interno del magazzino, che facilita l'audit e il miglioramento continuo.

Quale è meglio per la tua azienda?

La risposta dipende dalle esigenze e dal livello di complessità della tua operatività. Più che stabilire un numero specifico di ordini, è importante considerare fattori come il numero di SKU, il numero di magazzini e ubicazioni, i canali di vendita, il volume degli ordini e la complessità dei processi di picking e packing.

Un ERP è indicato quando:

• Hai bisogno di centralizzare informazioni provenienti da diverse aree, come finanza, vendite, acquisti e risorse umane.
• La tua operatività di magazzino ha ancora una complessità bassa o media.
• Cerchi di avere una visione generale dell'azienda e di collegare diversi processi in un unico sistema.

Un WMS è indicato quando:

• La gestione del magazzino richiede maggiore controllo e precisione.
• Gestisci un ampio catalogo di SKU o più ubicazioni di stoccaggio.
• Vendi attraverso diversi canali e devi centralizzare la preparazione degli ordini.
• I tuoi processi di picking e packing diventano sempre più complessi o generano errori frequenti.
• Hai bisogno di conoscere in tempo reale lo stato del tuo inventario, degli ordini e delle operazioni.

Entrambi insieme quando:

• Devi combinare la gestione generale dell'azienda con un maggiore livello di controllo sull'operatività del magazzino.
• La tua azienda dispone di più canali, magazzini o processi che richiedono un coordinamento più dettagliato.

Conclusione

Per i brand che dispongono di un proprio magazzino, WMS Envia.com consente di gestire e organizzare le operazioni di stoccaggio e preparazione degli ordini da un'unica piattaforma. Puoi collegare il tuo ecommerce, gestire l'inventario e monitorare i tuoi ordini, oltre a disporre di strumenti come la gestione degli utenti e delle operazioni di magazzino per avere maggiore controllo su ogni ordine.

Se non disponi di un magazzino proprio o preferisci esternalizzare questa parte della tua operatività, Fulfillment Envia.com consente di esternalizzare processi come lo stoccaggio, la preparazione e la spedizione degli ordini, così puoi mantenere la tua operatività logistica centralizzata mentre ti concentri sulla crescita della tua azienda.