Come creare etichette di spedizione rapidamente?

Generare etichette di spedizione una per una può richiedere minuti preziosi della tua attività quotidiana, soprattutto quando il volume degli ordini aumenta. Conoscere i diversi metodi disponibili per creare le tue etichette, in base al tuo volume e al tipo di attività, è fondamentale per ottenere spedizioni rapide, sia che tu spedisca un pacco o mille al giorno.

Cos'è un'etichetta di spedizione?

Un'etichetta di spedizione è il documento che identifica un pacco durante tutto il suo percorso, dal momento in cui lascia il magazzino fino a quando arriva al cliente. Include dati come mittente, destinatario, peso, dimensioni, corriere e numero di tracciamento. Senza un'etichetta generata correttamente, nessun pacco può muoversi attraverso una rete di corrieri.

Metodi per generare etichette di spedizione in base al tuo volume

Esistono diversi modi per generare etichette, in base a quante spedizioni gestisci al giorno:

Etichetta individuale

Ideale per una spedizione occasionale. In genere, il processo consiste nel selezionare un indirizzo salvato (o inserirne uno nuovo), scegliere un pacco salvato o inserire le dimensioni, richiedere un preventivo per il servizio e generare l'etichetta.

Etichette in massa con Excel

Alcune piattaforme di spedizione permettono di caricare un file (generalmente in formato Excel o CSV) con i dati di più ordini contemporaneamente: mittente, destinatario, peso e dimensioni di ciascun pacco. La piattaforma elabora il file e genera tutte le etichette in un solo passaggio.

Questo metodo è particolarmente utile quando hai 10, 100 o più spedizioni in sospeso e vuoi elaborarle in pochi minuti invece che in ore. Tuttavia, la disponibilità di questa funzione e il formato esatto del file dipendono dalla piattaforma utilizzata: non è una funzionalità universale, quindi vale la pena verificarlo con il proprio fornitore di spedizioni prima di provarci.

Dal tuo ecommerce collegato

Questo è il metodo più automatizzato. Funziona quando il tuo negozio ecommerce è integrato con una piattaforma di spedizione tramite un'app o un connettore. Quando questa integrazione esiste, gli ordini del tuo negozio arrivano automaticamente alla piattaforma di spedizione, pronti per essere elaborati senza inserimento manuale.

È importante chiarire che l'integrazione non avviene per impostazione predefinita. Per collegare il tuo negozio online a una piattaforma di spedizione, in genere devi installare un'app, un plugin oppure configurare un connettore dal pannello di amministrazione del tuo negozio. Una volta configurato, il flusso diventa quasi completamente automatico: selezioni gli ordini, richiedi un preventivo in blocco e generi tutte le etichette in una sola volta.

Le piattaforme di ecommerce più comuni, come Shopify, WooCommerce, Tiendanube e Mercado Libre, dispongono di questo tipo di integrazioni con diversi fornitori di spedizione.

Suggerimento: Se hai già un negozio online attivo, la prima cosa da verificare è se la tua piattaforma ecommerce dispone di un'integrazione con un fornitore di spedizione. Questa connessione iniziale è quella che ti fa risparmiare più tempo nel lungo periodo.

Abitudini che riducono il tempo per ogni etichetta

Indipendentemente dal metodo utilizzato, queste abitudini rendono il processo più veloce:

• Salva gli indirizzi frequenti di clienti, fornitori o filiali per non doverli inserire ogni volta.
• Crea pacchi predefiniti con le tue dimensioni standard, così da doverli solo selezionare al momento del preventivo.
• Contrassegna il tuo indirizzo di origine come preferito, in modo che si carichi automaticamente ogni volta che crei un'etichetta.
• Usa il preventivo rapido da qualsiasi schermata della tua piattaforma quando hai solo bisogno di vedere i prezzi senza ancora generare l'etichetta.

Quanto tempo ci vuole per generare un'etichetta di spedizione?

Il tempo varia in base al metodo scelto:

Se il tuo negozio è collegato alla tua piattaforma di spedizione, gli ordini arrivano automaticamente, vengono preventivati in blocco e tutte le etichette vengono generate in un solo passaggio. Se non hai un negozio collegato, l'opzione più rapida è generalmente caricare un file Excel e generare etichette in massa in pochi minuti.

Da cosa dipende il costo di un'etichetta di spedizione?

Generare l'etichetta in sé di solito non comporta costi aggiuntivi; ciò che si paga è il costo della spedizione applicato dal corriere, più eventuali servizi aggiuntivi scelti, come il pagamento alla consegna o l'assicurazione. Non esiste un prezzo fisso, poiché ogni spedizione dipende da diversi fattori:

• Distanza: una spedizione locale è più economica di una nazionale, che a sua volta è più economica di una internazionale.
• Peso e dimensioni: maggiore è il peso, maggiore è il costo. Inoltre, molte piattaforme calcolano il peso volumetrico per i pacchi molto voluminosi.
• Corrieri scelti: FedEx, DHL, Estafeta e UPS hanno generalmente tariffe diverse tra loro.
• Tipo di servizio: una spedizione economica sarà sempre più economica di una espressa o overnight.
• Servizi aggiuntivi: pagamento alla consegna, assicurazione, firma richiesta o conferma via WhatsApp comportano un costo extra.

Per conoscere il costo esatto di una spedizione, la cosa più pratica è richiedere un preventivo direttamente sulla piattaforma utilizzata o controllare il costo totale prima di confermare un file di spedizioni in massa. Questo rende più facile individuare le opzioni di etichette di spedizione economiche più adatte al proprio budget.

Come tracciare le tue etichette una volta generate

Una volta generata un'etichetta, è possibile monitorare la spedizione dallo storico degli ordini, cercandola per numero di tracciamento, nome del destinatario o stato attuale. La maggior parte delle piattaforme offre anche un pannello di tracciamento rapido in cui è sufficiente inserire il numero dell'etichetta per vedere subito lo stato.

Se vuoi che il tuo cliente tracci il proprio ordine senza dover creare un account, molte piattaforme permettono di condividere un link di tracciamento pubblico via WhatsApp o email direttamente dall'etichetta.

Tra gli stati che si possono generalmente vedere durante il tracciamento di una spedizione ci sono: creata, ritirata, in transito, in consegna, consegnata, annullata o con un problema, oltre allo storico completo di ogni movimento con data, ora e posizione.

Conclusione

Creare etichette di spedizione rapidamente non dipende più da quanti ordini hai, ma dalla scelta del metodo giusto: individuale per spedizioni occasionali, in massa per grandi volumi o automatico se il tuo negozio è già collegato. Con gli strumenti giusti, è possibile ottenere spedizioni rapide, con costi chiari e tracciamento completo da un unico posto.

Su Envia.com puoi usare tutti e tre i metodi da un unico account: genera un'etichetta individuale in meno di 2 minuti, importa un file Excel con centinaia di ordini e creali in blocco, oppure collega il tuo negozio Shopify, WooCommerce o Mercado Libre affinché i tuoi ordini arrivino automaticamente pronti per la spedizione. Non devi aspettare di avere un grande volume per iniziare. Registrati gratuitamente e genera oggi la tua prima etichetta.