अपने Shipments पर Surcharges से बचने के Tips

पैकेज भेजने के कुछ दिनों बाद आपके कार्ड पर एक अतिरिक्त चार्ज देखना लॉजिस्टिक्स की सबसे निराशाजनक स्थितियों में से एक है। आपने इसका अंदाज़ा नहीं लगाया था, इसे कोट नहीं किया था, और अब आपको अपने ग्राहक को यह समझाना पड़ रहा है कि शिपिंग कॉस्ट उससे अलग क्यों निकली जो आपने उसे दिखाई थी।

अच्छी खबर यह है कि इनमें से ज़्यादातर अतिरिक्त शुल्क पूरी तरह से रोके जा सकते हैं। आपको बस यह समझना है कि वे क्यों होते हैं और हर गाइड जनरेट करने से पहले कुछ आदतों को अपनाना है।

शिपमेंट में सरचार्ज क्या हैं?

सरचार्ज वे अतिरिक्त शुल्क हैं जो पैकेजिंग कंपनियां तब लगाती हैं जब किसी शिपमेंट को विशेष हैंडलिंग की ज़रूरत होती है, जब घोषित जानकारी पैकेज की वास्तविकता से मेल नहीं खाती, या जब कॉन्ट्रैक्ट की गई सर्विस के मानक दायरे से बाहर की सेवाएं मांगी जाती हैं।

यह समझना ज़रूरी है कि सभी सरचार्ज वज़न से संबंधित नहीं होते। कम से कम छह अलग-अलग कारण हैं जो अतिरिक्त चार्ज पैदा कर सकते हैं, और इनमें से कई तब भी होते हैं जब आपने अपने पैकेज को सही तरीके से तौला और मापा हो।

सरचार्ज के मुख्य कारण

1. गलत वज़न या आकार

यह सबसे सामान्य कारण है। यह तब होता है जब आपकी गाइड जनरेट करते समय घोषित किया गया वज़न या आकार, पैकेजिंग कंपनी के डिस्ट्रिब्यूशन सेंटर्स में फिज़िकली मापे गए डेटा से मेल नहीं खाता।

यह मुख्य रूप से दो कारणों से हो सकता है:

• गलत वास्तविक वज़न: आपने प्रोडक्ट को बिना पैकेजिंग के तौला, या एक गलत स्केल इस्तेमाल किया।
• गलत आकार: आपने प्रोडक्ट को बिना बॉक्स के मापा, या बाहरी सुरक्षात्मक परतों को ध्यान में नहीं रखा।

जब पैकेजिंग कंपनी कोई अंतर पहचानती है, तो वह ऑटोमैटिकली एडजस्ट किया गया चार्ज लगा देती है, चाहे पैकेज डिलिवर हुए हफ्तों बाद ही क्यों न हो।

2. वॉल्यूमेट्रिक वेट को ध्यान में न रखना

वॉल्यूमेट्रिक वेट यह तय करता है कि आपका पैकेज पैकेजिंग कंपनी के वाहन या विमान के अंदर कितनी जगह घेरता है, चाहे स्केल पर उसका वज़न कुछ भी हो। पैकेजिंग कंपनियां हमेशा वास्तविक वज़न और वॉल्यूमेट्रिक वज़न में से जो भी ज़्यादा हो, उसी के लिए चार्ज करती हैं।

घरेलू सड़क मार्ग शिपमेंट के लिए स्टैंडर्ड फॉर्मूला यह है:

वॉल्यूमेट्रिक वेट = (लंबाई × चौड़ाई × ऊंचाई, सेमी में) ÷ 5,000

उदाहरण के लिए: 40 × 30 × 25 सेमी का एक बॉक्स जिसका वज़न 1.5 kg है, उसका वॉल्यूमेट्रिक वेट 6 kg होता है। पैकेजिंग कंपनी आपसे 6 kg का चार्ज लेगी, न कि 1.5 kg का।

यह जानना ज़रूरी है कि 5,000 का डिवाइज़र यूनिवर्सल नहीं है। हर पैकेजिंग कंपनी सर्विस, ट्रांसपोर्ट के प्रकार और डेस्टिनेशन के आधार पर अलग-अलग डिवाइज़र लगा सकती है:

• 5,000 — घरेलू सड़क मार्ग शिपमेंट (सबसे सामान्य)।
• 4,000 — हवाई या इंटरनेशनल एक्सप्रेस शिपमेंट।
• 3,000 — कुछ अर्जेंट कोरियर या इंटरनेशनल कोरियर सर्विसेज़।

अपना शिपमेंट कन्फर्म करने से पहले हमेशा जांचें कि आपके इस्तेमाल की जाने वाली पैकेजिंग कंपनी और स्पेसिफिक सर्विस पर कौन-सा डिवाइज़र लागू होता है।

3. एक्सटेंडेड ज़ोन

एक्सटेंडेड ज़ोन वे भौगोलिक क्षेत्र होते हैं जो पैकेजिंग कंपनी के नियमित डिलिवरी रूट्स से बाहर होते हैं: ग्रामीण इलाके, मुश्किल से पहुंचे जाने वाले नगर पालिका क्षेत्र, या ऐसे इलाके जहां विज़िट फ्रीक्वेंसी कम होती है।

जब प्राप्तकर्ता का पिन कोड एक एक्सटेंडेड ज़ोन में आता है, तो पैकेजिंग कंपनी एक अतिरिक्त चार्ज लगाती है जो ऑपरेटर और नियमित रूट से दूरी के आधार पर अलग-अलग होता है, और कुछ मामलों में यह शिपमेंट की बेस कॉस्ट से भी ज़्यादा हो सकता है।

Cargomart के अनुसार, एक्सटेंडेड ज़ोन में आमतौर पर डिलिवरी टाइम भी ज़्यादा लगता है, क्योंकि पैकेजिंग कंपनी उन इलाकों में कम फ्रीक्वेंसी के साथ जाती है।

टिप: गाइड जनरेट करने से पहले, यह जांच लें कि आपके प्राप्तकर्ता का पिन कोड एक्सटेंडेड ज़ोन बनने का जोखिम रखता है या नहीं। कुछ शिपिंग प्लेटफॉर्म कोट करते समय इसे ऑटोमैटिकली पहचान लेते हैं, जिससे आप वास्तविक कॉस्ट का अंदाज़ा लगा सकते हैं या विकल्प खोज सकते हैं।

4. ओवरसाइज़्ड पैकेज या स्पेशल हैंडलिंग

जब कोई पैकेज कुछ खास वज़न या आकार की सीमाओं को पार कर जाता है, तो पैकेजिंग कंपनियां स्पेशल हैंडलिंग के लिए अतिरिक्त चार्ज लगाती हैं: शिपमेंट को स्टैंडर्ड से अलग उपकरण या प्रोसेस की ज़रूरत होती है, जैसे फोर्कलिफ्ट, स्पेशल बेल्ट या मैन्युअल जांच।

इर्रेगुलर पैकेज वे होते हैं जिनका स्टैंडर्ड रेक्टेंगुलर आकार नहीं होता: सिलिंडर, रोल, ट्यूब, गोले या ऐसी कोई भी आकृति जो इसे मापना और कार्गो वाहन के भीतर कुशलता से रखना मुश्किल बना दे। इस तरह की पैकेजिंग दो तरीकों से समस्याएं पैदा करती है:

• पैकेजिंग कंपनी इन्हें उतनी सटीकता से नहीं माप पाती जितना कि एक रेक्टेंगुलर बॉक्स को, जिससे घोषित और चार्ज किए गए वज़न में अंतर आ सकता है।
• ये जगह को अकुशल तरीके से घेरते हैं, इसलिए कई ऑपरेटर इनकी हैंडलिंग के लिए अतिरिक्त चार्ज लगाते हैं।

Estafeta जैसी कुछ पैकेजिंग कंपनियों के पास एमॉर्फस या नॉन-स्टैंडर्ड शेप वाले पैकेज के लिए एक स्पेसिफिक चार्ज होता है। अगर आपके प्रोडक्ट को इस तरह की पैकेजिंग की ज़रूरत है, तो इसे रखने के लिए एक बाहरी रेक्टेंगुलर बॉक्स इस्तेमाल करने पर विचार करें: इससे आप चार्ज से बच जाएंगे और माप की प्रक्रिया आसान हो जाएगी।

5. एड्रेस करेक्शन

जब प्राप्तकर्ता उपलब्ध नहीं होता, जब एड्रेस अधूरा होता है, या जब ट्रांज़िट के दौरान पैकेज की डेस्टिनेशन बदलने की ज़रूरत होती है, तो पैकेजिंग कंपनी एड्रेस करेक्शन के लिए एक चार्ज जनरेट करती है। ऑपरेटर के आधार पर, यह चार्ज एक पूरी नई गाइड की कॉस्ट के बराबर हो सकता है, खासकर अगर करेक्शन के लिए नई गाइड जनरेट करनी पड़े।

6. डिलिवरी रीअटेम्प्ट्स और अतिरिक्त सेवाएं

जब पहला डिलिवरी प्रयास असफल हो जाता है, तो पैकेजिंग कंपनी दूसरा प्रयास करती है जिससे एक अतिरिक्त चार्ज लग सकता है। अगर पैकेज डिलिवर नहीं हो पाता और भेजने वाले को वापस भेजा जाता है, तो एक रिटर्न गाइड भी जनरेट होती है जिसकी अपनी कॉस्ट होती है।

अन्य सर्विसेज़ जो अतिरिक्त चार्ज पैदा कर सकती हैं, उनमें शामिल हैं:

• एक्सटेंडेड ज़ोन में पिकअप: पैकेजिंग कंपनी अपने स्टैंडर्ड ज़ोन के बाहर पैकेज पिकअप करने के लिए चार्ज करती है।
• शनिवार का पिकअप: FedEx जैसे कुछ ऑपरेटर शनिवार को पिकअप के लिए एक्स्ट्रा चार्ज लेते हैं।
• अतिरिक्त इंश्योरेंस: अगर आप स्टैंडर्ड लिमिट से ज़्यादा हाई-वैल्यू प्रोटेक्शन लेते हैं।
• स्पेशल हैंडलिंग वाला फ्रैजाइल लेबल: कुछ ऑपरेटर इस डिफरेंशिएटेड सर्विस के लिए चार्ज करते हैं।

सरचार्ज को कैसे रोकें: व्यावहारिक सुझाव

एक भरोसेमंद स्केल से तौलें, और सील किए हुए पैकेज को तौलें

एक कैलिब्रेटेड डिजिटल स्केल इस्तेमाल करें, बाथरूम या किचन वाला नहीं। सबसे ज़रूरी बात: पैकेज को सील करने के बाद तौलें, जिसमें सारी पैकेजिंग शामिल हो। यही वह वज़न है जो आपको घोषित करना चाहिए, सिर्फ प्रोडक्ट का नहीं। हमेशा राउंड अप करें: अगर आपका पैकेज 2.3 kg का है, तो 3 kg घोषित करें।

सील किए हुए पैकेज के बाहरी आकार को मापें

आप जो आकार दर्ज करते हैं, वह उस फाइनल बॉक्स का होना चाहिए जो शिपिंग के लिए तैयार हो, जिसमें कार्डबोर्ड, पैकेजिंग और कोई भी बाहरी सुरक्षात्मक परत शामिल हो। एक मेज़रिंग टेप का इस्तेमाल करें और लंबाई, चौड़ाई और ऊंचाई सेंटीमीटर में दर्ज करें।

कोट करने से पहले वॉल्यूमेट्रिक वेट कैलकुलेट करें

सही आकार के साथ, उस सर्विस के अनुसार फॉर्मूला लगाएं जिसे आप इस्तेमाल करने वाले हैं। अगर रिज़ल्ट वास्तविक वज़न से ज़्यादा है, तो यही वह वज़न है जिसके लिए आपसे चार्ज लिया जाएगा। कुछ शिपिंग प्लेटफॉर्म आकार दर्ज करते ही यह कैलकुलेशन ऑटोमैटिकली कर देते हैं, और कन्फर्म करने से पहले बिलेबल वेट दिखा देते हैं।

अपने प्रोडक्ट के लिए सही साइज़ के बॉक्स इस्तेमाल करें

एक बहुत बड़ा बॉक्स अनावश्यक रूप से वॉल्यूमेट्रिक वेट बढ़ा देता है। अगर आप कंटेंट की सुरक्षा से समझौता किए बिना आकार कम कर सकते हैं, तो ऐसा करें। पैकेज का साइज़ कम करने से शिपिंग कॉस्ट काफी हद तक घट सकती है।

गाइड जनरेट करने से पहले प्राप्तकर्ता का पिन कोड जांचें

अगर आपका ग्राहक किसी दूरदराज़ या कम विज़िट किए जाने वाले इलाके में रहता है, तो देखें कि क्या यह पिन कोड आपके इस्तेमाल की जाने वाली पैकेजिंग कंपनी में एक्सटेंडेड ज़ोन एक्टिवेट करता है। कुछ प्लेटफॉर्म कोट के समय ही यह पहचान लेते हैं और कन्फर्म करने से पहले आपको अतिरिक्त चार्ज दिखा देते हैं।

हर पैकेजिंग कंपनी की सीमाओं और प्रतिबंधों की जांच करें

हर ऑपरेटर के अपने वज़न और आकार की सीमाएं होती हैं, जिन्हें पार करने पर स्पेशल हैंडलिंग चार्ज लगता है। इसके अलावा, हर पैकेजिंग कंपनी प्रतिबंधित या रिस्ट्रिक्टेड आइटम्स की एक लिस्ट रखती है —जैसे UPS की प्रतिबंधित आइटम्स की लिस्ट— जिन्हें भेजने पर अतिरिक्त चार्ज लग सकता है या पैकेज सीधे रिजेक्ट हो सकता है। कोट करने से पहले दोनों चीज़ों की जांच कर लेना उचित है।

हमेशा पूरा और वेरिफाइड एड्रेस दर्ज करें

गाइड जनरेट करने से पहले सुनिश्चित करें कि पिन कोड, इलाका और एक्सटीरियर व इंटीरियर नंबर सही हों। एड्रेस की गलती आपको ओरिजिनल शिपमेंट जितनी ही महंगी पड़ सकती है।

अगर सरचार्ज पहले ही लग चुका हो, तो उसे कैसे मैनेज करें

अगर आपको पहले से ही एक ऐसा चार्ज मिल चुका है जिसे आप गलत मानते हैं, तो आप उसे डिस्प्यूट कर सकते हैं। हालांकि, दो अहम बातें ध्यान में रखनी चाहिए:

चार्ज जनरेट होने की तारीख से आपके पास डिस्प्यूट फाइल करने के लिए 30 कैलेंडर दिन का समय होता है। इसके बाद, चार्ज फाइनल हो जाता है और उसे क्लेम करना संभव नहीं रहता।

आपके डिस्प्यूट के आगे बढ़ने के लिए, आपको स्पष्ट रूप से निम्नलिखित सबूत जमा करने होंगे:

• सील किए हुए पैकेज की लंबाई की फोटो।
• सील किए हुए पैकेज की चौड़ाई की फोटो।
• सील किए हुए पैकेज की ऊंचाई की फोटो।
• पैकेजिंग पर चिपकाई गई गाइड की फोटो, जिसमें पूरा बारकोड और पढ़ने योग्य जानकारी दिखे।

टिप: ये फोटो पैकेज को डिलिवरी पॉइंट पर ले जाने से ठीक पहले लें, इससे पहले कि यह आपके हाथों से निकल जाए। एक बार पैकेज ट्रांज़िट में चला जाए, तो आप उसकी ओरिजिनल स्थिति डॉक्यूमेंट नहीं कर सकते।

कई शिपिंग प्लेटफॉर्म में इन चार्जेज़ को रिव्यू करने के लिए एक डेडिकेटेड सेक्शन होता है, जहां आप हर एक का विवरण देख सकते हैं (घोषित वज़न, पैकेजिंग कंपनी द्वारा रिपोर्ट किया गया वज़न, अंतर और अतिरिक्त कॉस्ट), टिकट्स मैनेज कर सकते हैं और ज़रूरी सबूत अपलोड कर सकते हैं।

हर शिपमेंट से पहले एक आखिरी सुझाव

कोई भी गाइड जनरेट करने से पहले, इन बिंदुओं को दोहराएं:

• मैंने सील किए हुए पैकेज को तौला, जिसमें सारी पैकेजिंग शामिल थी।
• मैंने बाहरी बॉक्स की लंबाई, चौड़ाई और ऊंचाई मापी।
• मैंने चुनी गई पैकेजिंग कंपनी के सही डिवाइज़र के साथ वॉल्यूमेट्रिक वेट कैलकुलेट किया।
• मैंने प्रोडक्ट के लिए सही साइज़ का बॉक्स इस्तेमाल किया।
• मैंने वेरिफाई किया कि प्राप्तकर्ता का एड्रेस पूरा और सही है।
• मैंने जांचा कि क्या प्राप्तकर्ता का पिन कोड एक्सटेंडेड ज़ोन एक्टिवेट करता है।
• मैंने उस पैकेजिंग कंपनी के वज़न, आकार और रिस्ट्रिक्टेड आइटम्स की सीमाओं को देखा जिसे मैं इस्तेमाल करने वाला हूं।

अगर आप Envia.com जैसा मल्टीकैरियर प्लेटफॉर्म इस्तेमाल करते हैं, तो आप हर शिपमेंट कन्फर्म करने से पहले कई पैकेजिंग कंपनियों के वास्तविक रेट्स की तुलना कर सकते हैं, ऑटोमैटिकली कैलकुलेट किया गया बिलेबल वेट देख सकते हैं, और हर ऑपरेटर से अलग-अलग संपर्क किए बिना किसी भी सरचार्ज को एक ही पैनल से मैनेज कर सकते हैं।