Logistics Checklist: अपने Ecommerce को Peak Season के लिए तैयार करने के 6 Steps

Hot Sale, Buen Fin, ब्लैक फ्राइडे और साइबर मंडे में एक बात समान है: ये साल में सबसे ज़्यादा बिक्री वाले दिन हैं, और साथ ही, अगर आप तैयार नहीं हैं तो ये आपके स्टोर की रेपुटेशन को सबसे ज़्यादा नुकसान भी पहुंचा सकते हैं।

हाई सीज़न के दौरान देर से पहुंचने वाला ऑर्डर सिर्फ एक खोई हुई सेल नहीं है। यह एक नेगेटिव रिव्यू है, एक रिफंड है, और एक ऐसा ग्राहक है जो वापस नहीं आता। जो बिज़नेस इन तारीखों का फायदा उठाते हैं और जो सिर्फ उन्हें किसी तरह झेलते हैं, उनके बीच का अंतर काफी हद तक लॉजिस्टिक्स की तैयारी में होता है।

ईकॉमर्स में हाई सीज़न क्या है?

हाई सीज़न साल का वह पीरियड है जब बड़े कमर्शियल इवेंट्स और सीज़नल कंज़म्पशन हैबिट्स की वजह से ऑनलाइन सेल्स का वॉल्यूम काफी ज़्यादा बढ़ जाता है।

ईकॉमर्स कैलेंडर की सबसे महत्वपूर्ण तारीखें हैं:

• Hot Sale (मई के अंत / जून की शुरुआत): साल के मध्य सीज़न का सबसे बड़ा डिजिटल सेल्स इवेंट, जो लोकल ईकॉमर्स एसोसिएशंस द्वारा आयोजित किया जाता है।
• Buen Fin (नवंबर का मध्य): "साल का सबसे सस्ता वीकेंड" के नाम से मशहूर, यह साल के अंत की शॉपिंग सीज़न की शुरुआत को चिह्नित करता है।
• ब्लैक फ्राइडे (नवंबर का चौथा शुक्रवार): ग्लोबल लेवल पर सबसे मशहूर डिस्काउंट इवेंट, जिसने क्रिसमस शॉपिंग सीज़न की शुरुआत की।
• साइबर मंडे (ब्लैक फ्राइडे के बाद वाला सोमवार): पूरी तरह से ऑनलाइन खरीदारी के लिए समर्पित, जिसमें टेक्नोलॉजी और डिजिटल प्रोडक्ट्स पर फोकस्ड ऑफर्स होते हैं।

इन तारीखों के अलावा, क्रिसमस पीरियड (दिसंबर) और जनवरी की सेल्स, ज़्यादातर ईकॉमर्स के लिए साल की सबसे ज़्यादा डिमांड वाली साइकल को पूरा करती हैं।

आपको पहले से तैयारी क्यों करनी चाहिए?

क्योंकि हाई सीज़न के दौरान, सब कुछ कई गुना बढ़ जाता है: आपकी साइट पर ट्रैफिक, ऑर्डर्स, आपको जनरेट करनी होने वाली गाइड्स, पैक करने वाले पैकेजेज़, और वे ग्राहक जो समय पर अपना ऑर्डर पाने का इंतज़ार कर रहे होते हैं।

इन इवेंट्स के दौरान पैकेजिंग कंपनियां और डिस्ट्रिब्यूशन सेंटर्स अपनी कैपेसिटी की लिमिट पर काम करते हैं। अगर आप पैकेजिंग मैटीरियल रिज़र्व नहीं करते, अपनी पैकेजिंग कंपनी के साथ कैपेसिटी कन्फर्म नहीं करते, या पहले से अपने स्टोर को टेक्निकली तैयार नहीं रखते, तो कोई भी गड़बड़ी सबसे खराब समय पर बड़ी हो जाती है।

अच्छी खबर यह है: हाई सीज़न के दौरान जो कुछ भी गलत हो सकता है, वह पूरी तरह से रोका जा सकता है अगर आप इसके शुरू होने से पहले एक्शन लें।

हाई सीज़न के लिए अपने ईकॉमर्स को तैयार करने के 6 स्टेप्स

स्टेप 1: अपने पैकेजिंग सप्लाई पहले से ऑर्डर करें

बॉक्स, बबल रैप, पैकिंग टेप, लिफाफे, फिलिंग मैटीरियल: ये सभी मैटीरियल्स हाई-डिमांड इवेंट्स से पहले और उनके दौरान खत्म हो जाते हैं। अगर आप इन्हें ऑर्डर करने के लिए इवेंट के हफ्ते तक इंतज़ार करते हैं, तो संभावना है कि आपको ज़्यादा प्राइस मिलेंगे या बिल्कुल भी स्टॉक उपलब्ध न हो।

पिछले साल के इसी पीरियड के शिपमेंट वॉल्यूम को देखें और कैलकुलेट करें कि आपको कितने मैटीरियल्स की ज़रूरत होगी। फिर, इवेंट के बीच में स्टॉक खत्म होने से बचने के लिए, अपेक्षित बढ़ोतरी को अवशोषित करने के लिए कम से कम 20% ज़्यादा मंगाएं।

टिप: हाई सीज़न से पहले अपने बॉक्स स्टैंडर्डाइज़ कर लें। हमेशा एक जैसे साइज़ इस्तेमाल करने से आप बेहतर प्राइस पर बड़ी क्वांटिटी में ऑर्डर कर सकते हैं और हर शिपमेंट की लागत का सटीक अनुमान लगा सकते हैं।

स्टेप 2: अपनी पैकेजिंग कंपनियों की डिलिवरी डेडलाइन्स जान लें

हर पैकेजिंग कंपनी की अपनी डेडलाइन्स होती हैं जो त्योहारों से पहले या हर इवेंट के मुख्य दिनों में डिलिवरी की गारंटी देती हैं। अगर आप ये तारीखें नहीं जानते, तो हो सकता है कि आप ऐसी गाइड्स जनरेट कर दें जो समय पर नहीं पहुंचेंगी, भले ही आपने अपनी तरफ से सब कुछ सही किया हो।

अपनी पैकेजिंग कंपनी या शिपिंग प्लेटफॉर्म से पहले से संपर्क करें और पूछें:

• 24 दिसंबर से पहले डिलिवरी की गारंटी के लिए डेडलाइन क्या है?
• क्या ज़्यादा डिमांड वाले दिनों में अतिरिक्त चार्ज लगेंगे?
• लास्ट-मिनट डिलिवरीज़ के लिए कौन-सी एक्सप्रेस सर्विसेज़ उपलब्ध हैं?

इस जानकारी के साथ, आप अपने ग्राहकों को वास्तविक डिलिवरी टाइम बता सकते हैं और ऐसे वादे करने से बच सकते हैं जिन्हें आप पूरा नहीं कर पाएंगे।

स्टेप 3: अपने ऑनलाइन स्टोर का टेक्निकल परफॉरमेंस चेक करें

ब्लैक फ्राइडे के दौरान एक धीमी साइट एक खोई हुई सेल है। एक अस्थिर ईकॉमर्स, साल के सबसे ज़्यादा ट्रैफिक के समय भी ऑर्डर्स खो देता है।

हाई सीज़न शुरू होने से पहले, चेक करें:

• लोडिंग स्पीड: आपके स्टोर को मोबाइल और डेस्कटॉप पर 3 सेकंड से कम में लोड होना चाहिए।
• चेकआउट प्रोसेस: कोई भी अनावश्यक स्टेप हटाएं जो ग्राहक को पेमेंट करने से पहले छोड़ने का कारण बन सकता है।
• पेमेंट गेटवे: कन्फर्म करें कि आपका पेमेंट मेथड बिना किसी रुकावट के अपेक्षित वॉल्यूम को सपोर्ट करता है।
• अपडेटेड इन्वेंटरी: सुनिश्चित करें कि जो प्रोडक्ट्स स्टॉक में नहीं हैं, वे सही तरीके से मार्क किए गए हों ताकि ऐसे ऑर्डर्स न बनें जिन्हें आप पूरा नहीं कर सकते।

स्टेप 4: एक ऐसा इंसेंटिव बनाएं जो खरीदारी को प्रेरित करे

हाई सीज़न वह समय है जब सबसे ज़्यादा कंज़्यूमर्स एक्टिवली यह ढूंढ रहे होते हैं कि कहां से खरीदें। एक अच्छी तरह डिज़ाइन किया गया इंसेंटिव वह फैक्टर हो सकता है जो किसी प्रतिस्पर्धी के मुकाबले फैसले को आपके पक्ष में झुका दे।

ईकॉमर्स में अच्छी तरह काम करने वाले कुछ विकल्प:

• एक निश्चित खरीद राशि से फ्री शिपिंग।
• खरीद पर गिफ्ट: एक छोटा प्रोडक्ट जो ऑर्डर के साथ आता है और ग्राहक को पाने पर सरप्राइज़ करता है।
• लिमिटेड टाइम डिस्काउंट: एक ऐसा ऑफर जो केवल इवेंट के पीक आवर्स के दौरान वैलिड हो, जो असली अर्जेंसी पैदा करे।
• स्पेशल सीज़नल पैकेजिंग: एक क्रिसमस-थीम या लिमिटेड एडिशन प्रेजेंटेशन जो पैकेज को अनुभव का हिस्सा बनाए।

टिप: सबसे असरदार इंसेंटिव्स ज़रूरी नहीं कि सबसे महंगे हों। उदाहरण के लिए, एक निश्चित राशि से फ्री शिपिंग एवरेज टिकट को बढ़ा सकती है और आपकी लॉजिस्टिक्स कॉस्ट को सेल के अनुपात में बना सकती है।

स्टेप 5: तेज़ और ऑटोमेटेड शिपमेंट्स सेट करें

हाई सीज़न के दौरान आपके पास एक-एक करके गाइड्स जनरेट करने, मैन्युअली पैकेजिंग कंपनियों की तुलना करने, या हर ग्राहक के ट्रैकिंग सवालों का जवाब देने का समय नहीं होगा। यह सब इवेंट शुरू होने से पहले ऑटोमेट होना चाहिए।

हाई सीज़न से पहले, सेट करें:

• ऑटोमैटिक शिपिंग रूल्स: सिस्टम बिना मैन्युअल हस्तक्षेप के वज़न, डेस्टिनेशन और कॉस्ट के अनुसार सही पैकेजिंग कंपनी चुनता है।
• आपके स्टोर के साथ इंटीग्रेशन: ऑर्डर्स ऑटोमैटिकली आपके शिपिंग प्लेटफॉर्म पर आते हैं, बैच में गाइड्स जनरेट करने के लिए तैयार।
• ऑटोमैटिक नोटिफिकेशंस: ग्राहक को हर स्टेज पर WhatsApp या ईमेल से अपडेट्स मिलते हैं, बिना आपको किसी मैसेज का जवाब देना पड़े।
• मास गाइड जनरेशन: हर गाइड को अलग-अलग बनाने के बजाय, आप दिन भर की सभी गाइड्स को एक ही स्टेप में जनरेट करते हैं।

स्टेप 6: रिटर्न्स होने से पहले अपनी रिटर्न प्रोसेस तैयार करें

हाई सीज़न में रिटर्न्स होना अनिवार्य है। सवाल यह नहीं है कि वे होंगे या नहीं, बल्कि यह है कि क्या आपके पास उन्हें तेज़ी से सुलझाने के लिए एक स्पष्ट प्रोसेस है।

इवेंट से पहले तय करें:

• विज़िबल पॉलिसी: समय सीमा, शर्तें और वापसी शिपिंग कौन चुकाता है, यह प्रोडक्ट पेज और चेकआउट पर बताया गया हो।
• सिंपल प्रोसेस: अधिकतम 3 स्टेप्स ताकि ग्राहक बिना कॉल किए या ईमेल भेजे अपना रिटर्न शुरू कर सके।
• तैयार रिटर्न लेबल्स: अगर आपका प्लेटफॉर्म इसकी अनुमति देता है, तो ऑपरेशनल लोड कम करने के लिए रिटर्न लेबल्स का ऑटोमैटिक जनरेशन एक्टिवेट करें।

Shopify के अनुसार, 92% कंज़्यूमर्स कहते हैं कि अगर रिटर्न प्रोसेस आसान था, तो वे उस ब्रांड से दोबारा खरीदेंगे, जो यह कन्फर्म करता है कि एक अच्छा रिटर्न एक्सपीरियंस लॉन्ग-टर्म रीपर्चेज़ को भी प्रभावित करता है।

हाई सीज़न से पहले की चेकलिस्ट

साल का पहला इवेंट शुरू होने से पहले, कन्फर्म करें कि आपके पास ये पॉइंट्स तैयार हैं:

• पैकेजिंग सप्लाई कम से कम 3 हफ्ते पहले ऑर्डर की गई।
• आपकी पैकेजिंग कंपनियों की डिलिवरी डेडलाइन्स कन्फर्म की गईं।
• ऑनलाइन स्टोर की स्पीड, चेकआउट और पेमेंट गेटवे टेस्ट किए गए।
• इन्वेंटरी अपडेटेड और स्टॉक में न होने वाले प्रोडक्ट्स सही तरीके से मार्क किए गए।
• खरीद इंसेंटिव तय और आपके स्टोर में कॉन्फ़िगर किया गया।
• आपके शिपिंग प्लेटफॉर्म में ऑटोमैटिक शिपिंग रूल्स कॉन्फ़िगर किए गए।
• आपके स्टोर और शिपिंग प्रोवाइडर के बीच इंटीग्रेशन एक्टिव और टेस्ट किया गया।
• शिपमेंट के हर स्टेज के लिए ऑटोमैटिक नोटिफिकेशंस एक्टिवेट किए गए।
• रिटर्न पॉलिसी विज़िबल और रिटर्न प्रोसेस तय किया गया।

Envia.com जैसे प्लेटफॉर्म्स आपको इनमें से कई स्टेप्स को एक ही अकाउंट से सुलझाने देते हैं: ऑटोमैटिक शिपिंग रूल्स कॉन्फ़िगर करना, Shopify, Mercado Libre या WooCommerce में अपने स्टोर को इंटीग्रेट करना, सेकंड्स में मास गाइड्स जनरेट करना, और अपने ग्राहकों के लिए ऑटोमैटिक नोटिफिकेशंस एक्टिवेट करना। अगर आपकी लॉजिस्टिक्स ऑपरेशन अभी भी अगले हाई सीज़न के लिए तैयार नहीं है, तो मुफ्त में रजिस्टर करें और आज ही इसे कॉन्फ़िगर करना शुरू करें।